Hubo una vez una empresa de eventos llamada LunaLuz,
dedicada a iluminar bodas, cumpleaños y hasta convenciones de otakus con más
luces que una nave espacial. La empresa tenía una reputación impecable:
llegaban puntuales, montaban escenarios dignos de conciertos de Beyoncé y
hacían que hasta el cumpleaños de la tía Margarita pareciera un after en Ibiza.
Pero como en toda buena historia, el conflicto llegó disfrazado de proveedor.
Todo comenzó cuando
decidieron ampliar su catálogo y comprar un lote de luces LED inteligentes que
cambiaban de color con la música. Eran la última moda. Todos los clientes las
pedían. “Quiero
que mi boda parezca Tomorrowland”, decían. Así que el gerente de
compras, Eduardo,
fue comisionado con una misión clara: conseguir los equipos a tiempo y al mejor
precio.
Pero Eduardo, bendito
Eduardo, que en paz no descanse laboralmente, decidió no consultar con los
proveedores habituales, esos que llevaban años entregando sin drama. No.
Decidió confiar en un nuevo contacto que encontró… en un grupo
de WhatsApp llamado "Importadores Serios y Puntuales".
Sí, como si la seriedad viniera garantizada por un nombre de grupo. Era como
confiar en alguien porque su perro se llama “Responsabilidad”.
El proveedor, que se
hacía llamar "Luzmanía
Express", tenía una foto de perfil con un tigre y usaba frases
como “tranqui,
bro, yo cumplo sí o sí”. Eduardo, que tenía el entusiasmo de un
niño comprando su primer dron, cayó como un castillo de naipes en una tormenta
tropical. Firmó el contrato sin revisar mucho, pagó el adelanto, y quedó
tranquilo. Según Luzmanía Express, los equipos llegarían el
martes.
Ese martes no llegó
nada.
Ni luces, ni caja, ni
sombra de proveedor.
Eduardo intentó llamar…
nada.
Mandó WhatsApps...
doble check azul y ningún “visto”.
Escribió correos... que
rebotaban más que balón en cancha de cemento.
Era como si el
proveedor hubiera sido absorbido por un agujero negro o se hubiera fusionado
con el aire.
Había comenzado el juego del escondite
empresarial.
El sábado siguiente, LunaLuz tenía el evento
más importante del trimestre: el aniversario de una empresa minera, con más de
500 invitados, un show de drones y una orquesta sinfónica que exigía un juego
de luces más sincronizado que la coreografía de High School Musical.
Y no había LEDs.
El director de la
empresa, Martín,
que solía tener la paciencia de un monje tibetano, entró en modo
Godzilla. Lo primero que preguntó fue: “¿Dónde están las
luces nuevas?”. A lo que Eduardo respondió con un balbuceo que
incluía las palabras “Luzmanía”, “Express” y “estaba en línea ayer”.
Fue ahí cuando
entendieron algo crucial:
👉 Un proveedor no es solo quien te vende
cosas, sino quien respalda tu reputación.
Así como no invitas a un amigo a una boda si
sabes que puede escaparse con el pastel, tampoco eliges un proveedor que podría
desaparecer como mago en acto final.
Martín, que además de
director era un tipo bastante práctico, se puso manos a la obra. Con ayuda del
equipo, rastrearon contactos, pidieron favores, alquilaron luces a última hora,
y hasta convencieron a una empresa de producción audiovisual para que les
prestara equipos con tal de salvar el evento.
Y lo salvaron.
Pero el daño estaba
hecho: el costo se triplicó, hubo momentos de tensión extrema, y la imagen de
LunaLuz tembló como gelatina en terremoto.
Apareció una semana después, diciendo que tuvo "problemas
de logística". Que “el container se desvió”.
Que “la
aduana estaba lenta”. Que “su perro comió el tracking number”.
Básicamente, un bingo de excusas nivel profesional.
Eduardo, ya en posición
fetal y con ojeras que daban tres vueltas al cuello, tuvo que asistir a la
reunión de crisis. Martín no lo despidió (aunque consideró seriamente
convertirlo en lámpara). En su lugar, usó la situación como lección
corporativa.
Un proveedor es como ese amigo que invitas a
ayudarte en la mudanza.
Si llega tarde, se queja todo el día y se va antes del almuerzo, te deja tirado.
Pero si llega con cinta, cajas y pizza, ese se queda para siempre.
Gestionar proveedores
es más que buscar precios bajos. Es construir relaciones de confianza. No es
solo preguntarse cuánto cuesta el producto, sino también cuánto puede costar si
no
llega.
En una crisis de
reputación, no hay margen para excusas. El cliente no quiere saber si el
proveedor jugó al escondite; quiere resultados. Y si no los das, te devoran
como a churro en feria.
¿Cómo evitar que el
proveedor juegue al escondite?
1.
Haz verificación de
antecedentes.
Si no conoces al proveedor, no le des el evento más importante del año. No
contratas a un payaso que no conoces para la fiesta del jefe.
2.
Contratos claros y
penalizaciones.
Que el contrato no sea solo un saludo a la bandera. Incluye fechas, condiciones
y consecuencias. Si no cumple, que no pueda simplemente decir “ups”.
3.
Tener un plan B. Y un
plan C.
Porque si el plan A depende de un “bro, tranqui”, mejor ni empieces.
4.
Relaciones de largo
plazo.
Premia a los proveedores confiables. Un proveedor que te salva una vez vale más
que diez que prometen y desaparecen.
Eduardo aprendió la lección. Hoy, cada vez que
alguien menciona “nuevo proveedor”, le da un tic en el ojo
izquierdo. Tiene una carpeta con 42 criterios de evaluación, y revisa contratos
con lupa, calculadora y consulta zodiacal incluida. No volvió a confiar en
ningún “Express” con foto de tigre.
Las empresas no caen por una gran explosión.
Caen por pequeños errores que se acumulan: una mala elección aquí, una promesa
incumplida allá, y de pronto, ¡boom! Te ves explicando al cliente por qué el
show de luces fue reemplazado por linternas del celular.
Elegir un proveedor es
como elegir compañero para una carrera de relevos: no importa qué tan rápido
corres tú, si el otro no aparece con la antorcha, pierdes.
Y recuerda: cuando
un proveedor juega al escondite, tu reputación juega a la ruleta rusa.
