Cómo la falta de coordinación puede sabotear proyectos
Era un día común en la oficina, el sol brillaba
y todo parecía fluir con normalidad. Estábamos en la recta final de un proyecto
grande, un evento corporativo que nos había tomado semanas organizar. El equipo
estaba compuesto por personas con distintas habilidades, cada uno responsable
de una tarea clave para que todo saliera perfecto. Hasta ahí, todo bien. Pero
lo que parecía un simple trabajo en equipo, rápidamente se convirtió en una
lección sobre el caos que puede desencadenar la falta de coordinación.
Imagínate esto: éramos cinco personas, cada una
encargada de un aspecto crucial del evento. Teníamos a Juan en logística,
encargándose de los traslados y el catering. María estaba a cargo del diseño
gráfico, desde los banners hasta las invitaciones digitales. Pedro era el
encargado del sonido y la iluminación. Yo, supervisando la ejecución general,
confiaba en que todos cumplieran con sus tareas. Pero lo que no vi venir fue
cómo pequeños malentendidos y la falta de comunicación nos llevarían
directamente al desastre.
La primera señal de caos se presentó cuando
María mandó a imprimir los banners. Todo parecía perfecto... hasta que nos
dimos cuenta de que el logo de la empresa era el de un cliente anterior. ¿Cómo
había pasado esto? Resulta que, en la prisa por hacer las correcciones de
último minuto, no revisamos bien el material que nos había enviado el cliente.
Lo gracioso —aunque en su momento no nos pareció tanto— fue que nadie lo notó
hasta el día del evento. Ahí estábamos, con una pared llena de enormes banners promocionando
una empresa que no tenía nada que ver con nosotros.
Pero eso no fue lo peor. A la par de la
situación de los banners, Pedro decidió que el mejor momento para probar la
iluminación del escenario era mientras los invitados ya estaban entrando.
Imagina un teatro en penumbras, lleno de invitados confundidos, con luces
parpadeando de manera errática como si estuviéramos en una discoteca. Todo esto
porque Pedro pensó que sería mejor "improvisar" ese mismo día para
"asegurarse de que todo funcionara al cien por ciento". Su idea de
testear las luces en vivo fue la cereza en el pastel.
La falta de coordinación quedó aún más clara
cuando llegó la hora del catering. Juan, que había prometido un banquete digno
de la ocasión, se olvidó de verificar el menú con el cliente final. Resultado:
una mezcla bizarra de sushi, tacos y croquetas de jamón. Y mientras algunos
invitados se preguntaban si estaban en un bufé temático o un concurso de fusión
culinaria, nosotros corríamos detrás del catering intentando disimular el
desastre.
Lo que aprendimos —y lo digo entre risas y
suspiros ahora— es que la falta de comunicación puede arruinar incluso los
planes más bien intencionados. La metáfora de un reloj en el que todas las
piezas deben moverse al unísono nunca había sido tan clara para mí. Y como el
reloj, cuando una de las piezas falla, todo el sistema colapsa.
Este caos no fue producto de falta de capacidad
ni de malas intenciones, sino de algo mucho más sutil: la ausencia de una
comunicación clara y constante. Cada miembro del equipo asumió que los demás
sabían lo que estaba haciendo y, peor aún, que sabían cómo hacerlo en sintonía.
Un pequeño ajuste aquí, un cambio allá, y sin decirle a nadie, de repente
teníamos un rompecabezas con piezas que no encajaban.
Esto me recuerda mucho a esas situaciones en
casa donde todos asumen que alguien más va a sacar la basura, o que
"alguien" ya compró la leche. El resultado es el mismo: el bote
desbordándose o una nevera vacía. Pequeños detalles que, acumulados, pueden
terminar en una pequeña catástrofe cotidiana.
Pero en el trabajo en equipo, especialmente en
proyectos grandes, estos detalles pueden significar la diferencia entre el
éxito y el fracaso. La lección aquí es simple pero poderosa: nunca asumas.
Nunca asumas que el otro tiene la misma información que tú, o que va a
interpretar las cosas de la misma manera. La claridad es la mejor aliada de la
coordinación.
Después de aquel caótico evento, implementamos
algo tan sencillo como reuniones breves y regulares para revisar avances. Nos
aseguramos de que cada persona estuviera al tanto de lo que los demás estaban
haciendo, de que los cambios se comunicaran a tiempo y que cualquier problema
se discutiera antes de que se convirtiera en un obstáculo mayor.
Y lo más importante, aprendimos a ser
flexibles. Porque, aunque los planes sean importantes, también es crucial saber
adaptarse sobre la marcha, algo que aprendimos a la fuerza durante aquel
evento. Ahora, cada vez que siento que un proyecto está a punto de
descarrilarse, recuerdo esos banners incorrectos y las luces titilantes, y me
aseguro de que todos estén en la misma página antes de seguir adelante.
En resumen, el trabajo en equipo es como
cocinar una buena receta: cada ingrediente cuenta, y si uno falla o no se
agrega en el momento adecuado, el platillo puede salir mal. Y aunque a veces
parece que todo está bajo control, siempre es buena idea hacer una prueba antes
del gran banquete. Porque la coordinación no es solo una cuestión de cumplir
tareas, es asegurarse de que todos lo hagan de manera sincronizada, para que el
resultado sea tan armonioso como lo imaginamos.
