Los riesgos de una expansión no planificada.
Era el sueño de cualquier emprendedor: el
pequeño negocio que habíamos iniciado en el garage de mi casa estaba creciendo
más rápido de lo que habríamos imaginado. Todo comenzó como una idea simple,
vender productos artesanales en línea. Un par de meses después, teníamos tantos
pedidos que nos vimos obligados a alquilar una oficina y contratar a más
personas para poder manejar la demanda. Todo era emocionante, nos sentíamos
imparables, como si el cielo fuera el límite. Pero, como muchas historias de
éxito fulminante, la nuestra estaba a punto de recibir una lección valiosa: un
crecimiento sin planificación es una receta para el desastre.
Al principio, las cosas marchaban bien.
Contratamos a tres personas para el área de ventas, duplicamos la producción y,
de un día para otro, estábamos exportando a otros países. Fue entonces cuando
comenzamos a notar que algo no estaba bien. Las órdenes se retrasaban, los
clientes se quejaban de productos defectuosos y, lo peor de todo, los empleados
no estaban contentos. La máquina que antes funcionaba como un reloj suizo
empezó a chirriar en cada engranaje.
Recuerdo perfectamente uno de esos días
caóticos. Un lunes, cuando llegué a la oficina, me topé con un verdadero campo
de batalla. La oficina, que apenas podía acomodar a cinco personas, estaba
repleta de cajas por todos lados. Dos empleados discutían sobre quién debía
responder un correo urgente, mientras que otro, nuevo en el equipo, no tenía
idea de qué hacer con los pedidos que se acumulaban en su escritorio. En ese
momento, tuve una revelación. Lo que estaba viviendo era como ver a alguien
tratando de inflar un globo demasiado rápido; en algún punto, sabes que va a
explotar.
Decidimos improvisar una reunión de emergencia
para abordar la situación, y fue allí donde todo comenzó a salir a la luz.
Habíamos estado contratando gente sin un plan claro sobre lo que debían hacer,
y lo que era peor, no habíamos establecido ningún sistema para garantizar que
los nuevos empleados supieran cómo realizar sus tareas. Era como intentar
construir un avión mientras ya estaba en pleno vuelo. Y como todos sabemos, eso
solo puede terminar mal.
La analogía más clara para nuestra situación es
la de la famosa "carrera del hamster" en la rueda. Al principio,
puedes acelerar todo lo que quieras, pero si no tienes control, terminas
girando y girando hasta que te mareas y pierdes el equilibrio. En nuestro caso,
la falta de planificación era esa rueda, y nosotros éramos los hamsters
corriendo sin rumbo, cegados por el aparente éxito.
Uno de los errores más grandes fue pensar que
aumentar el personal resolvería todos nuestros problemas. No consideramos que
cada nuevo empleado debía recibir formación, ni que nuestras infraestructuras,
desde el software de gestión hasta la logística de envíos, no estaban listas
para soportar un aumento tan drástico en el volumen de trabajo. Lo mismo ocurre
cuando compras más ingredientes para hacer una cena para veinte personas sin
tener una olla lo suficientemente grande para cocinar todo. Simplemente, el
equipo no daba para tanto.
Fue entonces cuando tuve que detenerme y hacer
lo que cualquier buen cocinero haría: revisar la receta. Nos dimos cuenta de
que, en nuestra prisa por expandirnos, habíamos pasado por alto lo más básico:
un sistema sólido que pudiera soportar el peso de nuestro crecimiento. Al
contratar personal sin definir roles claros y al aumentar la producción sin
tener un control de calidad adecuado, nos habíamos saboteado a nosotros mismos.
Así que, decidimos detenernos un momento para
reevaluar. Lo primero fue crear un organigrama, asignando responsabilidades
específicas a cada miembro del equipo. Esto fue como organizar el tráfico en
una calle concurrida; si cada carro sigue su propio camino sin dirección,
inevitablemente habrá un choque. Con roles claros, la confusión en el equipo
disminuyó y las tareas se volvieron más fluidas.
Otro paso importante fue implementar un sistema
de gestión de pedidos que nos permitiera hacer un seguimiento de cada etapa del
proceso, desde la compra de materias primas hasta el envío final. Piensa en
esto como si estuvieras en una carrera de relevos. Sin un plan, los corredores
no sabrán cuándo deben empezar a correr, y es posible que termines perdiendo el
relevo antes de siquiera tener la oportunidad de llegar a la meta.
Recuerdo haber leído en algún lugar una frase
que dice: “Si no planificas, estás planificando para fallar”. Y vaya que la
frase cobró sentido en nuestra situación. Nos habíamos enamorado de la idea de
crecer rápido, pero olvidamos que un negocio es como una planta: no puedes
obligarla a crecer de un día para otro. Si lo haces, te arriesgas a que sus
raíces no sean lo suficientemente fuertes para soportar el peso.
En ese sentido, otro error fue no invertir en
la capacitación de nuestros empleados. Esperábamos que cada persona que llegaba
a bordo aprendiera sobre la marcha, algo que funcionó cuando éramos solo tres o
cuatro, pero que resultó un desastre cuando llegamos a ser más de diez. Fue
como darle las llaves de un coche a alguien que no sabe conducir y esperar que
aprenda mientras está en la autopista.
Una vez que implementamos estas soluciones, las
cosas comenzaron a mejorar. Los pedidos llegaron a tiempo, los empleados
estaban más tranquilos y, lo más importante, el caos que reinaba en la oficina
comenzó a disiparse. Aprendimos, de manera costosa, que no hay nada de malo en
crecer, siempre y cuando lo hagas de manera inteligente.
Este proceso también me hizo reflexionar sobre
la importancia de la paciencia en los negocios. Es fácil dejarse llevar por el
entusiasmo de ver tu empresa despegar, pero si no te tomas el tiempo para
construir una base sólida, el mismo crecimiento que te hace sentir exitoso
puede llevarte al colapso.
En definitiva, lo que vivimos fue una lección
sobre los peligros de una expansión sin control. Un crecimiento acelerado puede
parecer tentador, pero sin una planificación adecuada, puede volverse en tu
contra. No se trata solo de sumar más empleados, vender más productos o abrir
más sucursales. Se trata de hacerlo de manera inteligente, asegurándose de que
tu estructura esté preparada para soportar el peso adicional.
La moraleja aquí es clara: el éxito no se mide
solo por la velocidad del crecimiento, sino por la capacidad de mantener ese
crecimiento de manera sostenible. Y tal como ocurre con cualquier proyecto en
la vida, la clave está en planificar bien desde el principio. Porque, al final
del día, no importa cuán rápido llegues, sino si llegas en una pieza.